Oświadczenie kierownika jednostki po atestacji raportu ESG

Streszczenie artykułu, który ukazał się w Rzeczypospolitej z dnia 19.12.2024 r.

Artykuł odnosi się do opublikowanego w 2024 roku projektu standardu usług atestacyjnych w zakresie sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju 3002PL, zakładającego uzyskanie oświadczenia kierownika jednostki. Nie definiuje on obowiązków kierownika w świetle prawa, bo określają je inne przepisy. Rzuca jednak światło na kwestię odpowiedzialności za sprawozdawczość.

Oświadczenie kierownika w kwestii raportowania ESG to formalny dokument będący częścią raportu zrównoważonego rozwoju, niezbędny w procesie atestacji. Potwierdza rzetelność i zgodność danych niefinansowych z dyrektywą CSRD. Zawiera m.in. deklaracje zarządu, co potwierdził, zorganizował, zapewnił i zagwarantował.

Oświadczenia, obowiązki i deklaracje

Oświadczenia funkcjonują nie od dziś w różnych usługach atestacyjnych. Przed podpisywaniem zlecenia zarząd zapoznaje się z projektem, żeby pozyskać informacje, jakie obszary zostaną objęte oświadczeniem.

W myśl ustawy o rachunkowości kierownik jednostki to organ, który czasem składa się nawet z kilku osób. Ich zadania są podzielone, jednak odpowiedzialność jest ponoszona solidarnie. Podpisywane dla grupy kapitałowej oświadczenie wymaga stworzenia systemu gromadzenia informacji do potwierdzenia w oświadczeniu bądź ustalenia zakresu obowiązków zarządów jednostek i zakresu ich realizacji przez zarządy spółek. Obowiązki będą wprawdzie delegowane do niższych szczebli jednostki, jednak nie zwalnia to z odpowiedzialności na wyższym szczeblu. Dowodzi to, że z uwagi na interes zarządu spółki i grupy kapitałowej należałoby zaprojektować spójny system. Służyłby on m.in. do pozyskiwania informacji zwrotnej – dzięki temu deklaracje w oświadczeniu wynikałyby nie z przekonań i ocen, lecz z danych i systemu.

Wyróżnia się kilka rodzajów deklaracji:

• pełna deklaracja, tj. zapewniająca wypełnienie obowiązków i wymogów prawa,
• dotycząca kontroli wewnętrznej,
• zapewniająca należytą staranność w procesie,
• dotycząca błędów i oszustw,
• zapewniająca zgodność SZR,
• zapewniająca jakość danych i szacunków.

Odpowiedzialność kierownika w raportowaniu

Odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązków wynikających z prawa w zakresie zrównoważonego rozwoju jest złożoną i obszerną kwestią. Obejmuje ona całą jednostkę. W przedsiębiorstwie i jego modelu biznesowym wiedza teoretyczna powinna przełożyć się na politykę, procedury i działania zapewniające, że poszczególne zespoły czy działy operacyjnie działają stosownie do nowych regulacji. Zaleca się sporządzenie listy obowiązujących regulacji dla poszczególnych działów i mapowanie na procedury wewnętrzne.

Odpowiedzialność za system kontroli wewnętrznej w kwestii zrównoważonego rozwoju odnosi się do całego procesu, od zaprojektowania i kontroli wewnętrznej przez implementację po realizację. Zaprojektowanie systemu obejmuje zaplanowanie, przypisanie zespołów w obrębie grupy i odpowiedzialności, określenie etapów, w tym procedur weryfikacji i nadzoru. Jego odzwierciedleniem są dokumenty, polityka, procedury i schematy.

Ważną kwestią jest wybór narzędzi do raportowania ESG: systemów IT, narzędzi pracy współdzielonej, agregacji w programie Excel itd. Różne narzędzia to różne możliwości, wybór wynika więc z podejścia kierownika jednostki m.in. do zaprojektowania systemu kontroli, zarządzania dostępami i hasłami, bezpieczeństwa danych, identyfikowania punktów w procesie.

Jest to o tyle ważne, że od kierownika oczekuje się poinformowania o istotnych słabościach kontroli wewnętrznej, a do tego konieczny jest plan procesu, dostęp do danych wskazujących realizację zadań, dostęp do raportów oceniających skuteczność wdrożonych kontroli oraz system działań naprawczych wbudowany w proces. Dzięki uzyskanej w ten sposób wiedzy jest możliwe stałe podejmowanie działań podnoszących jakość raportowania i skuteczność kontroli. Praca ta wymaga pracy zespołu posługującego się konkretnymi narzędziami.

Jednym z zadań kierownika jest powiadamianie o oszustwach – zarówno faktycznych, jak i domniemanych – oraz niezgodnościach wpływających na SZR. W tym celu potrzebny jest jednak zaprojektowany system kontroli identyfikujący rzeczywiste i potencjalne błędy oraz zgłaszający oszustwa. Niezwykle istotna jest przy tym świadomość poszczególnych osób w przedsiębiorstwie, odpowiedzialne przeprowadzanie przez nie weryfikacji i wiedza, jak zgłaszać nieszczelności i jak je eliminować. W przeciwnym razie deklaracja kierownika jednostki o braku oszustw nie wynika z jego przekonania, że system jest szczelny, lecz z nieujawnienia nieszczelności czy niewykrycia nieprawidłowości.

Odpowiedzialność za zaprojektowanie i implementację procesu należytej staranności tworzącego ramy działań pozwala stwierdzić, czy gromadzone i raportowane w SZR dane są zgodne z regulacjami. Dzięki należytej staranności można wybrać odpowiednie środki i zasoby, właściwy czas i wiedzę, co obejmuje m.in.:

• zaplanowanie procesu i jego realizację w rozsądnym czasie,
• współpracę z doradcami, jeśli spółka nie dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem,
• dopełnienie możliwych i rozsądnych działań w celu zrozumienia łańcucha wartości,
• adekwatne podejście do oceny podwójnej istotności,
• opracowanie systemu zarządzania ryzykiem,
• implementację narzędzi usprawniających zarządzanie danymi, żeby były zweryfikowane i kompletne.

Potwierdzenie kierownika w raportowaniu

Potwierdzenie jakości danych w SZR jest równoznaczne z zapewnieniem, że są one rzetelne, to znaczy kompletne, niestronnicze, wolne od zniekształceń, jasne i zrozumiałe, porównywalne, weryfikowalne, czyli że mają powiązanie z dokumentami źródłowymi. Ujawnienia spełniają te warunki, gdy działa przejrzysty system, w którym dane mają ślad weryfikacyjny, i istnieją weryfikowalne powiązania między danymi wejściowymi a finalnymi ujawnieniami. Dotyczy to danych w przekroju wymaganym raportowaniem zrównoważonego rozwoju zarówno w przypadku ujawnień wynikających bezpośrednio z ESRS, ujawnień taksonomicznych, jak i będących elementem kalkulacji śladu węglowego.

Potwierdzenie, że SZR zawiera informacje wymagane, kompletne, istotne i przydatne w podejmowaniu decyzji wymaga właściwie przeprowadzonej oceny podwójnej istotności i uwzględnienia głosów interesariuszy w procesie. Dzięki temu w dalszych etapach procesu projektowania modelu biznesowego wyboru polityki, celów i mierników są dobierane informacje istotne, a zatem ujawnienia w raporcie są właściwe.

Kierownik jednostki potwierdza również, że informacje w SZR omówiono z reprezentacją pracowników i że sprawozdanie zawiera wyniki tej dyskusji.