Rozwiązania IT wspierające raportowanie ESG

Przepisy regulujące raportowanie wciąż się zmieniają. Towarzyszy temu rozwój technologiczny, dzięki czemu rozwiązania IT służą pomocą w raportowaniu i zarządzaniu – wspierają codzienną pracę, procesy zarządcze i sprawozdawcze. Jak zmieniające się wymagania ESG są powiązane z rozwojem narzędzi IT ESG?

Dyrektywa CSRD i inne przepisy prawne mnożą wytyczne i wymogi. Prosty mechanizm „zbierz informacje, zarządzaj, nadzoruj i raportuj” staje się coraz bardziej skomplikowany w obliczu skali organizacji, złożoności procesów, różnorodności przepisów, wielości poziomów i formatów raportowania, konieczności digitalizacji i atestacji.

Złożoność procesów, operacji międzynarodowych i wymogów prawnych niejako pociąga za sobą dążenie do automatyzacji procesów, także w przypadku raportowania ESG. Usprawnienia stają się nieodzowne, a rozwiązania informatyczne mają za zadanie optymalizować procesy.

Aby wybrać odpowiednie rozwiązania IT – wspierające rozwój organizacji – trzeba zdiagnozować, jakie potrzeby ma konkretna jednostka, a także czy (i ewentualnie w jaki sposób) system informatyczny je zaspokaja. Odpowiedź na te pytania jest kwestią kluczową, ponieważ świadomość potrzeb pozwala dostosować adekwatne narzędzia IT.

ESRS regulują zakres ujawnień, a dodatkowo mają zaszyte powiązania – raportowanie ESRS staje się więc procesem. Jakie są wymogi? Systemy IT organizacji muszą być tak zaprojektowane, aby zbierać dane i zarządzać nimi w powiązaniu do IRO. Wymogi ESRS definiują, jakie informacje zebrać i opisać w kluczu polityk, działań, zasobów, celów, a to z kolei wymaga systemu systematyzującego je w określonej strukturze. ESRS zobowiązują także do wyznaczenia wskaźników ilościowych i jakościowych, które są miarą celów. Systemy zbierania danych powinny więc zawierać powiązania logiki PAT-M.

Bazę danych należy budować historycznie, co umożliwia potem tworzenie analiz, prezentowanie zmian mierników względem celu czy sporządzanie kalkulacji na podstawie danych wprowadzonych do systemu. Takie informacje są potrzebne nie tylko dla celów raportowania, lecz także do zarządzania. Liczba informacji do opracowania jest naprawdę duża. Z samych standardów przekrojowych i tematycznych wynika około 1000 punktów danych, a standardy sektorowe dodają do nich kolejne…

Narzędzia informatyczne nie mogą oczywiście zastąpić wiedzy człowieka ani jego zdolności oceny istotnych kwestii, pozwalają jednak stworzyć system zarządzania zbieraniem informacji, powiązań odpowiedzialności, macierzy punktów danych. Umożliwiają sprawne śledzenie postępu prac i wizualizację wyników. Pomagają uzyskać informacje, które tematy są nieistotne i dlaczego, jaka jest podstawa oceny i jak zmienia się ona w czasie. Agregują też informacje na temat data point aktywnych, nieaktywnych itd.

System daje również możliwość powiązania danych wynikających z innych przepisów (np. pomiędzy taksonomią UE a punktami danych), zarządzania projektami w aspekcie spełniania kryteriów, a nawet zbierania i śledzenia informacji z łańcucha wartości (z wykorzystaniem odpowiednio sparametryzowanej bazy jest możliwe zaszycie informacji z łańcucha wartości, która pozwala na powiązanie i śledzenie hot spot z łańcucha w logice PAT-M).

Jak odbywa się konsolidowanie danych ESG?

Konsolidowanie danych to zarówno podstawowe wymaganie, jak i spore wyzwanie. Odbywa się przy użyciu mechanizmów konsolidacji finansowej, jednak wykorzystuje się tu znacznie więcej danych opisowych, jednostek miary i wskaźników.

Utworzona baza danych – uwzględniająca systematykę ESRS, punkty danych w podziale na segmenty, spółki itd. – zawiera bogate zasoby, które można potem wykorzystywać do analiz i prezentacji wyników w układzie jednostkowym i skonsolidowanym, także z funkcją zarządzania systemem zbierania informacji w układzie segmentów, spółek i grupy kapitałowej.

Dużą oszczędnością nakładów czasu i pracy jest zautomatyzowanie procesu zbierania danych i zintegrowanie narzędzi z innymi systemami – ogranicza to do minimum zarówno liczbę danych wprowadzanych ręcznie, jak i liczbę ewentualnych błędów. Ponadto system pozwala na kontrolę wpisów zarządzania bezpieczeństwem danych.

Digitalizacja raportów zrównoważonego rozwoju w Inline XBRL jest nowym zagadnieniem?

Digitalizacja raportów umożliwia masowe analizowanie i porównanie danych. Jest to wynik zapotrzebowania, by dane ESG były dostępne szybko, w formacie czytelnym dla maszyn, by umożliwić budowanie baz danych i analiz wykorzystywanych do decyzji inwestycyjnych. W ramach samej organizacji format XBRL będzie motywować do ujednolicania systemu zbierania danych, a zatem i przejrzystości zarządzania.

Czy rozwiązania IT ESG spełniają wymagania wyzwań wobec osób odpowiedzialnych operacyjnie za proces raportowania?

Sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju jest niezwykle złożonym procesem. Zarówno raportowanie finansowe, jak i niefinansowe wiąże się z podobnymi wyzwaniami. Ich lista jest długa… Oba powinny zapewnić m.in. przejrzysty przepływ informacji, spójne procedury i procesy w grupie kapitałowej, spójny format danych do raportowania i analizy, czas od pozyskania danych do finalnych konkluzji, kontrolę przepływu informacji, przejrzystość odpowiedzialności za poszczególne zadania, nadzór nad jakością danych, monitorowanie ścieżki walidacji danych, zarządzanie zmianami (korzystający z danych bazowych muszą mieć pewność, że formułują wnioski na podstawie aktualnych informacji), budowanie bazy wiedzy zawierającej dokumenty, wnioski i ustalenia, eliminację działań niepotrzebnych i zjawiska dublowania pracy, kontrolowanie bezpieczeństwa danych, możliwość prowadzenia mechanizmów zabezpieczających uprawnienia dostępu.

System IT, który jest zaprojektowany, by wspomagać to skomplikowane zadanie zarządzania, dostarcza adekwatnych funkcjonalności, raportów i kanałów komunikacji.

Jak narzędzia IT ESG pomagają osobom odpowiedzialnym za zarządzanie w organizacji?

Zarówno oczekiwania względem osób zarządzających (m.in. ich udział w projektowaniu systemu zbierania i przepływu informacji, budowaniu strategii, ocenie jej skuteczności), jak i ich odpowiedzialność wciąż rosną. Kreują je bezpośrednio ESRS i dyrektywa należytej staranności, a pośrednio fakt oceniania organizacji, procedur i zaangażowania kierownictwa przez audytorów.

Tymczasem wykorzystanie narzędzi IT ESG jest tu bardzo pomocny. Umożliwia wykazanie, w jaki sposób w jednostce został całościowo zaprojektowany proces zbierania danych, zarządzania nimi i nadzoru nad nimi, uwzględniając udział kierownictwa jako użytkownika mającego dostęp do raportów i mogącego śledzić postęp informacji. Rozwiązania informatycznie pozwalają także na powiązanie celów zarządczych z celami wpisanymi w logikę zrównoważonego rozwoju czy na udzielanie odpowiedzi na podstawie danych (dzięki stałemu dostępowi do dokumentacji bazowe)j, zarządzanie lukami w organizacji (identyfikacja obszarów wymagających zmian i ich kierunków, identyfikacja obszarów wymagających modyfikacji celu lub strategii bądź dofinansowania). Dzięki opcji śledzenia zmian we wskaźnikach możliwy jest także nadzór nad wynikami.

Atestacja raportów ESG to novum. Jak narzędzia IT odpowiadają na potrzeby audytorów?

Obowiązek atestacji powierzono biegłym rewidentom, z reżimem formalnym zbliżonym do audytu danych finansowych. Standardy atestacji prawdopodobnie nie będą się istotnie różnić od obecnych standardów prowadzenia audytów.

Organizacje i ich systemy IT muszą być tak przygotowane, by móc zaprezentować, w jaki sposób zaprojektowano proces i jakie się z nim wiążą odpowiedzialności i kontrole, ale także by dostarczyć dokumenty będące podstawą wniosków i ujawnień.

Czaso- i pracochłonność audytu zapewne wzrośnie, a to z kolei podniesie jego koszty. Tym bardziej należy zatem szukać rozwiązań minimalizujących nakłady czasowe i finansowe w zakresie obsługi audytu. Atutem narzędzi ESG w optymalizacji procesu jest dostarczenie przejrzystego schematu procesu (a przez to zwiększenie stopnia wiarygodności danych), dostarczenie matrycy uprawnień i odpowiedzialności (w tym założeń co do kontroli), dostarczanie raportu pozwalającego kontrolować kompletność opracowania punktów danych, które są powiązane z kwestiami istotnymi (jeśli oceniono je jako nieistotne, a są powiązane z innymi przepisami, to wymaga się dodatkowych ujawnień). Kolejnymi zaletami są dostarczenie raportu zawierającego systematykę powiązań między kwestiami istotnymi a odpowiednimi ujawnieniami w zakresie polityk, działań, celów i mierników (z przejrzystą informacją, których danych brakuje i w jakich okresach będą uzupełniane, które dane są szacunkowe i wymagają dokumentowania założeń), a także dostarczenie informacji o zmianach w kolejnych wersjach zapisów będących bazą ujawnień (co pozwala na koncentrowanie się na rzeczywistych zmianach i optymalizację czasu analiz).

Dzięki wykorzystaniu formatu elektronicznego i powiązania data point z XBRL audytor może łatwo pobrać dane do analiz. Kolejnym udogodnieniem jest możliwość sprawowania przez spółkę kontroli nad informacjami przekazywanymi do audytu bądź umożliwienie audytorowi dostępu biernego, co jednocześnie znacznie redukuje czas pracy zespołu spółki zaangażowanego do współpracy z audytorem.