System IT w odpowiedzi na potrzeby raportowania ESG

Artykuł przybliża rozwiązania informatyczne będące efektywnym wsparciem w raportowaniu i zarządzaniu ESG. Omawia funkcjonalności i zalety narzędzi IT ułatwiających pracę zarządzającym organizacjami i audytorom.

Rozwój technologiczny sprawia, że narzędzia IT wspierają codzienną pracę, w tym również procesy zarządcze i sprawozdawcze. Automatyzacja – ze względu na złożoność procesów, operacji międzynarodowych i wymogów prawnych – staje się koniecznością.

Narzędzia informatyczne powinny odpowiadać zapotrzebowaniu, które wynika m.in. z sytuacji na rynku, konkretnych potrzeb spółek i ze zmieniających się przepisów regulujących raportowanie.

Dla przedsiębiorstw ogromnie istotną kwestią jest wybór najwłaściwszych narzędzi – spośród różnorodności dostępnych rozwiązań – tak, aby ułatwiały funkcjonowanie, ograniczały wydatki czasowe i finansowe, a także wspierały rozwój jednostki. Użytkownicy oczekują, że narzędzia IT zoptymalizują procesy.

Zmieniające się wymagania ESG a rozwój rozwiązań IT

Analiza aktualnych potrzeb raportujących i zmiennych regulacji UE pozwala na projektowanie adekwatnych rozwiązań informatycznych. Kierunek zmian wytyczają przede wszystkim dyrektywa CSRD i związane z nią przepisy prawne.

Dotychczasowy mechanizm działania, który zawiera się w słowach „zbierz informacje, zarządzaj, nadzoruj i raportuj”, nie jest już taki prosty, biorąc pod uwagę stopień komplikacji, skalę przedsiębiorstwa, różnorodność przepisów, złożoność procesów i wielość ich etapów, a także poziomy i formaty raportowania, obowiązek digitalizowania oraz atestacji.

Wymogi ESRS determinujące systemy IT

Zakres ujawnień ESRS i ich zaszyte powiązania sprawiają, że raportowanie ESRS staje się zintegrowanym procesem, w związku z tym system jednostki powinien być tak zaprojektowany, żeby umożliwiał zbieranie danych i zarządzanie nimi w powiązaniu do IRO.

ESRS determinują, jakie informacje muszą być zebrane i opisane w kluczu polityk, działań, zasobów i celów, zatem system powinien systematyzować te dane w określonej strukturze.

ESRS nakazują wyznaczenie wskaźników ilościowych i jakościowych będących miarą celów, więc system zbierania danych powinien zawierać powiązania logiki PAT-M.

Historycznie budowana baza danych powinna umożliwiać tworzenie analiz i prezentowanie zmian mierników względem celu oraz pozwalać na kalkulacje z wykorzystaniem danych wprowadzonych do systemu. Liczba informacji do opracowania jest pokaźna. Jedynie standardy przekrojowe i tematyczne to lista około 1000 punktów danych, standardy sektorowe to kolejne dane.

Funkcjonalność systemu informatycznego

Rozwiązanie informatyczne nie zastąpi oczywiście człowieka – jego wiedzy, doświadczenia i zdolności oceny istotnych kwestii – system IT umożliwi jednak m.in.:

• zarządzanie zbieraniem informacji, powiązań odpowiedzialności i macierzy punktów danych,
• sprawne śledzenie postępu prac,
• wizualizację wyników,
• uzyskanie informacji, które tematy są nieistotne i dlaczego, jaka jest podstawa oceny i jak zmieniała się w czasie,
• agregowanie informacji o data point aktywnych i wykorzystanych bądź nieaktywnych, powiązanych z innymi przepisami UE,
• powiązanie danych wynikających z innych przepisów, np. między taksonomią UE a punktami danych.

Istnieją interesujące możliwości w zakresie zbierania i śledzenia informacji z łańcucha wartości. Przy odpowiednio sparametryzowanej bazie można również np. zaszyć informacje z łańcucha wartości, pozwalające na powiązanie i śledzenie hot spot z łańcucha w logice PAT-M.

Mechanizmy do konsolidowania danych ESG

Konsolidowanie danych to podstawowe wymaganie i wyzwanie raportowania ESG. W porównaniu do konsolidacji finansowej znacznie więcej tu danych opisowych, wskaźników oraz jednostek miary. Baza danych zbudowana na podstawie systematyki ESRS, punktów danych w podziale na segmenty itp. umożliwia różnego rodzaju analizy, ułatwia też prezentacje wyników w układzie jednostkowym i skonsolidowanym (z wykorzystaniem funkcji zarządzania systemem zbierania informacji w układzie segmentów, spółek i grupy).

Automatyzowanie gromadzenia danych i integrowanie z innymi systemami to jedna z kolejnych zalet systemu. Dzięki tej funkcji ilość danych wprowadzanych ręcznie i ryzyko związanych z tym błędów zostają ograniczone do minimum, a w rezultacie wzrasta wiarygodność danych i obniżają się nakłady czasu i pracy. System umożliwia także kontrolę wpisów zarządzania bezpieczeństwem danych.

Digitalizowanie raportów w Inline XBRL (iXBRL)

Masowe analizowanie i porównanie danych jest możliwe dzięki digitalizowaniu raportów. Wynika to z potrzeb rynku: dane powinny być szybko dostępne w czytelnym dla maszyn formacie i powinny umożliwiać budowanie baz danych i analiz użytecznych do decyzji inwestycyjnych.

Format XBRL może motywować przedsiębiorstwa do ujednolicania systemu zbierania danych oraz zwiększenia przejrzystości zarządzania. Warta uwagi jest też kwestia spójność taksonomii XBRL oraz systematyki raportu i bazy danych dedykowanej gromadzeniu informacji.

System IT a wyzwania raportowania ESG

Sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju jest złożonym procesem, jednak raportowanie – zarówno niefinansowe, jak i finansowe – ma podobne cele, a są to m.in.:

• spójne procedury i procesy w grupie kapitałowej,
• przejrzysty przepływ informacji i jego kontrola,
• nadzór nad jakością danych,
• zarządzanie zmianami,
• spójny format danych do raportowania i analizy,
• status zadań i przejrzystość odpowiedzialności za nie,
• monitorowanie ścieżki walidacji danych,
• formułowanie wniosków na podstawie aktualnych informacji z danych bazowych,
• stworzenie bazy wiedzy obejmującej dokumenty, wnioski i ustalenia,
• eliminacja zbędnych działań, dublowania prac itp.,
• kontrolowanie bezpieczeństwa danych,
• stosowanie mechanizmów zabezpieczających uprawnienia dostępu.

To oczywiście nie wszystkie wyzwania raportowania ESG. Rozwiązania IT powinny odpowiadać potrzebom użytkowników i rozwiązywać problemy, z którymi mierzą się osoby odpowiedzialne operacyjnie za proces.

System informatyczny zaprojektowany jako narzędzie wspomagające zarządzanie dostarcza adekwatne funkcjonalności, raporty i kanały komunikacji.

Narzędzia IT i korzyści dla zarządzających

Wymagania względem raportujących są określane nie tylko przez regulacje ESRS i dyrektywę należytej staranności, lecz także np. przez fakt, że audytorzy oceniają spółkę, jej procedury i zaangażowanie kierownictwa. Zadania zarządzających organizacją wiążą się z coraz większą odpowiedzialnością. Są oni niejako w centrum procesu, stojąc przed zadaniem zaprojektowania systemu gromadzenia informacji i ich przepływu, budowania strategii, oceny jej skuteczności itd. Oczekuje się od nich potwierdzania informacji pochodzących z jednostki, za które nie są oni bezpośrednio odpowiedzialni.

Nie tylko poziom odpowiedzialności, ale także stopień skomplikowania procesów wzrasta wraz ze złożonością organizacji. Rozwiązania IT bywają tu nieocenionym wsparciem, umożliwiając zarządzającym:

• powiązanie celów zarządczych i celów logiki ESG,
• stały dostęp do dokumentacji bazowej oraz formułowanie odpowiedzi na podstawie pochodzących z niej aktualnych informacji,
• zarządzanie lukami w przedsiębiorstwie, identyfikację obszarów wymagających zmian, modyfikacji celu, strategii bądź dofinansowania,
• kontrolę nad wynikami i śledzenie zmian we wskaźnikach,
• wykazanie, jak w spółce zaprojektowano całościowo proces zbierania danych, zarządzania nimi i nadzoru, włączając udział kierownictwa jako użytkownika, który ma dostęp do raportów i możliwość śledzenia postępu informacji.

Narzędzia IT i korzyści dla audytorów

Wymóg atestacji raportów ESG nałożono na biegłych rewidentów. Jest to reżim formalny porównywalny z audytem danych finansowych. Przedsiębiorstwa powinny być gotowe zaprezentować, w jaki sposób zaprojektowano proces i jakie obejmuje on odpowiedzialności i kontrole. Powinny także móc dostarczyć dokumenty będące podstawą wniosków i ujawnień.

Czaso- i pracochłonność audytu najprawdopodobniej wzrośnie, wzrosną zatem i koszty. Tym bardziej trzeba więc szukać rozwiązań pozwalających ograniczyć nakłady czasowe i finansowe związane z obsługa audytu.

Narzędzia informatyczne ESG umożliwiają optymalizację procesu przez zapewnienie:

• przejrzystego schematu procesu i większej wiarygodności danych,
• matrycy uprawnień i odpowiedzialności, w tym założeń co do kontroli,
• raportu uwzględniającego systematykę powiązań pomiędzy kwestiami istotnymi a odpowiednimi ujawnieniami z zakresu polityk, działań, celów i mierników z przejrzystą informacją o niedoborach danych, terminach ich uzupełniania, o danych szacunkowych i wymaganej dokumentacji założeń,
• raportu, który pozwala kontrolować kompletność opracowania punktów danych, ich powiązania z kwestiami istotnymi ocenionymi jako nieistotne, a powiązanymi z innymi przepisami i wymagającymi dodatkowych ujawnień,
• informacji o zmianach w kolejnych wersjach zapisów będących bazą ujawnień oraz skupienie się na rzeczywistych zmianach i optymalizacji czasu analiz.

Wykorzystanie formatu elektronicznego i powiązanie data point z XBRL ułatwia audytorowi pobranie danych do analiz w narzędziu audytorskim.

Kolejnymi korzyściami są kontrola jednostki nad informacjami przekazywanymi do audytu (istnieje też opcja dostępu biernego dla audytora) oraz ograniczenie nakładów czasowych, jakie przedsiębiorstwo musiałoby poświęcić na współpracę z audytorem.

Rozwiązania IT skutecznie wspierają raportowanie zrównoważonego rozwoju. Co więcej, mogą być czynnikiem stymulującym rozwój spółki w kierunku świadomego zarządzania kwestiami ESG i inspiracją do określania jej własnych potrzeb, które wytyczą kolejne cele systemom informatycznym.